Política tratamiento de datos
El presente documento constituye la política de gestión de información y datos personales de Comercializadora Fonopen S.A.S. Su objetivo principal es comunicar la naturaleza de la información solicitada, el propósito de su recopilación, el modo en que se utiliza, cuándo se comparte y las medidas de seguridad implementadas para su resguardo. Asimismo, se describen los derechos que ostentan los titulares para conocer, actualizar o rectificar la mencionada información, así como los procedimientos establecidos para acceder a la misma y solicitar su eliminación.
1. ¿Qué información solicitaremos?
La información personal que obtenemos, la cual en todos los casos constituye datos privados no disponibles al público, incluye:
- Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o NIT).
- Nombres y apellidos / Razón Social.
- Números de teléfono fijos y móviles de contacto (ya sea personal o laboral).
- Direcciones y direcciones de correo electrónico (tanto personales como laborales).
Datos personales de los beneficiarios de las ventas.
2. ¿Con qué fin y cómo se emplea?
Los clientes y proveedores de bienes o servicios autorizan a Comercializadora Fonopen S.A.S. para el uso, recolección, transferencia, tratamiento, administración y eliminación de datos personales en bases de datos. Esto permite la utilización de dicha información en servicios desarrollados como parte de la operación, campañas de comunicación, divulgación y promoción de productos, actividades o servicios, así como para fines administrativos internos, legales o comerciales. Estos incluyen reportes a entidades estatales como la DIAN, Ministerio de Hacienda, Superintendencia de Economía Solidaria y Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las normas vigentes. También se autoriza el uso de datos para centrales de riesgo, investigación de mercados, análisis estadísticos, encuestas de satisfacción y reconocimiento de beneficios.
Adicionalmente, los clientes y proveedores autorizan a Comercializadora Fonopen S.A.S. para: Recopilar y almacenar datos personales en su base de datos.
Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información proporcionada.
Ser contactados a través de redes sociales y WhatsApp para fines administrativos internos o comerciales.
Utilizar datos en campañas de comunicación, divulgación, promoción u oferta de productos, actividades o servicios.
Utilizar datos para estudios de crédito, cotizaciones, referencias comerciales, investigación de mercados, análisis estadísticos, encuestas de satisfacción y reconocimiento de beneficios.
Conservar registros históricos y mantener contacto con los titulares de datos. Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
Estudiar y analizar la información para el seguimiento y mejora de productos, servicios y atención.
Entregar información a terceros que gestionen el almacenamiento y administración de datos, cumpliendo con estándares de seguridad y confidencialidad.
Comunicar y permitir el acceso a datos a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a personas con convenio con Comercializadora Fonopen S.A.S.
Controlar y prevenir el fraude.
Controlar y prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo.
Participar en la celebración, ejecución y gestión de propuestas de negocios y contratos relacionados con los servicios prestados.
Realizar reportes a centrales de riesgo con fines informativos, estadísticos y por incumplimiento de obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
Al aceptar esta política, los clientes y proveedores autorizan a Comercializadora Fonopen S.A.S. a utilizar los datos de manera total o parcial para llevar a cabo las finalidades antes mencionadas. La empresa puede actuar como responsable o encargado del dato personal, comprometiéndose a cumplir con las responsabilidades establecidas por la normativa correspondiente.
3. ¿Cuándo se comparte información?
Comercializadora Fonopen S.A.S. se compromete a no vender la información personal recopilada de los clientes y proveedores de bienes o servicios, así como a no compartir esta información con ninguna persona natural o jurídica externa no autorizada.
Los datos personales proporcionados durante la ejecución de los servicios y productos ofrecidos a través de Comercializadora Fonopen podrán ser compartidos con proveedores y terceros involucrados en el proceso de servicios y productos para cumplir con dichos fines siempre y cuando sea firmado un acuerdo de confidencialidad entre las partes
No obstante, lo anterior, la información personal recopilada podrá ser divulgada cuando Comercializadora Fonopen S.A.S. considere de buena fe que dicha divulgación es razonablemente necesaria para:
Evitar responsabilidad legal.
Cumplir con leyes, normativas, citaciones u órdenes judiciales.
Cumplir con un requerimiento de una autoridad gubernamental o reguladora.
- ¿Cómo se protege la información?
La protección de la información en comercializadora Fonopen SAS se lleva a cabo mediante varias medidas y prácticas, según lo descrito en el texto proporcionado. Aquí hay algunos aspectos clave:
Tratamiento de Datos Personales:
Se garantiza que la información no sea parcial, incompleta, fraccionada o engañosa.
En caso de compartir datos con terceros, se asegura que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Consentimiento del Titular:
El almacenamiento o procesamiento de datos en servidores es autorizado por el titular al aceptar la política.
Seguridad y Tecnología:
Se cuentan con procedimientos, estándares de seguridad y herramientas tecnológicas para recabar, trasmitir, almacenar, administrar, consultar y usar la información personal.
Se utilizan protocolos seguros y restricciones de acceso, así como prácticas de desarrollo de software seguro.
Contratación de Terceros:
Los terceros encargados de administrar la información deben cumplir con protocolos de seguridad. Se establece la suscripción de acuerdos de confidencialidad con los terceros contratados.
Acceso Restringido
Solo los Administradores de Bases de Datos tienen acceso a la información personal suministrada por clientes y proveedores.
El acceso se limita a aquellos que deben utilizar los datos para cumplir con las finalidades establecidas en la política.
En resumen, se implementan prácticas y medidas tanto internas como externas para garantizar la integridad, confidencialidad y exactitud de la información personal. La comercializadora se compromete a proteger los datos y utiliza tecnología, protocolos y acuerdos de confidencialidad para garantizar la seguridad de la información.
- ¿Cuáles son los derechos de los titulares de información?
Los derechos de los titulares de información en comercializadora Fonopen SAS, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, son los siguientes:
Acceso, Consulta y Conocimiento:
Acceder, consultar y conocer los datos personales almacenados en la base de datos de la comercializadora.
- Rectificación:
Rectificar los datos personales en caso de inexactitud o incompletitud.
- Cancelación (Supresión):
Cancelar sus datos personales cuando así lo decidan, de acuerdo con la normativa legal.
- Conocer, Actualizar y Rectificar Datos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.
- Solicitar Prueba de Autorización:
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito.
- Ser Informado:
Ser informado por el responsable o encargado del tratamiento sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar Quejas:
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley y normativas relacionadas.
- Revocar Autorización y/o Solicitar Supresión:
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceso Gratuito a sus Datos Personales:
Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Para ejercer estos derechos, los titulares pueden enviar una solicitud al correo electrónico, llamar por teléfono o enviar una carta a la dirección proporcionada en la política. La solicitud debe contener información mínima para identificar al titular y sus datos personales.
Es fundamental que la comercializadora respete y garantice estos derechos y facilite los procedimientos necesarios para su ejercicio por parte de los titulares de la información.
La empresa se reserva el derecho de realizar modificaciones o actualizaciones a la política en cualquier momento.
Las modificaciones estarán disponibles al público a través de sitios web, el último correo electrónico proporcionado por el asociado, cliente o proveedores, o mediante aplicaciones en dispositivos móviles.
Notificación de Cambios:
En caso de que los cambios hagan referencia a las finalidades autorizadas, se procederá a obtener una nueva autorización por parte del titular de los datos.
Vigencia de la Política:
La política aplica a la base de datos desde la fecha de la autorización y se mantiene vigente hasta que la finalidad para la cual fue tratado el dato personal sea agotada.
Aceptación de la Política:
Los clientes y proveedores de bienes o servicios pueden aceptar la política a través de medios como correo electrónico, página web o diligenciamiento de formularios.
Al aceptar la política, los titulares de datos:
Declaran conocer, entender y aceptar la política de uso de datos personales. Manifiestan su consentimiento libre y expreso para la inclusión y uso de sus datos.
Aseguran que la información registrada les pertenece o ha sido autorizada para compartirla con la empresa.
Declaran que los datos registrados son verídicos. Información de Contacto:
Se proporciona la información de contacto de Comercializadora Fonopen SAS para consultas y comunicación relacionada con la política comercializadora@fonopen.com.co cel.3223519893 dirección Cra 69B # 21-62 Bodega 7 piso 3